1. Was ist eine Organisation bei zebis?
Organisationen ermöglichen Schulen und anderen Institutionen, Funktionen zentral zu verwalten und gemeinsam zu nutzen.
Eine Organisation kann bei zebis für eine Schule, ein Unternehmen oder jede andere Institution angelegt werden. Jede Organisation benötigt mindestens ein Benutzerkonto mit Administrationsrechten. Administratoren und Administratorinnen können weiteren Benutzerkonten ebenfalls Administrationsrechte erteilen.
Administratoren und Administratorinnen verwalten die Organisation. Sie sehen die vollständige Mitgliederliste, bestätigen Beitrittsanfragen, fügen Mitglieder hinzu oder entfernen sie. Sie verwalten ausserdem die Lizenzen der Organisation und können neue dazukaufen.
Darüber hinaus können Administratoren und Administratorinnen die Organisation und ihr Schulprofil bearbeiten, Stelleninserate, Stellvertretungen und Klassenbegleitungen sowie Material für die Organisation erfassen und bearbeiten, die auf die Organisation verweisen – auch solche, die sie nicht selbst erstellt haben.
Mitglieder können – abhängig von den vorhandenen Lizenzen – Lingualevel und die Lösungen der Orientierungsaufgaben nutzen.
Infografik erstellt mit Hilfe von KI (ChatGPT)
2. Organisation anlegen
Um eine Organisation anzulegen, benötigen Sie zunächst ein Benutzerkonto bei zebis. Falls Sie noch keines besitzen, können Sie sich über Anmelden registrieren. Klicken Sie dazu auf Neu registrieren und nicht auf die Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts.
Nach der Anmeldung gelangen Sie mit einem Klick auf Ihren Namen zu Ihrem Profil. Im Bereich Organisation klicken Sie auf + Hinzufügen, um eine neue Organisation anzulegen.
Nach dem Klick auf + Hinzufügen erscheint die Eingabemaske Organisation suchen.
Sobald Sie den ersten Buchstaben eingeben, werden passende Schulen und Organisationen angezeigt, die bereits bei zebis erfasst sind. Für jede Schule oder Organisation soll in der Regel nur ein Eintrag bei zebis bestehen.
Ist Ihre Schule oder Organisation noch nicht vorhanden, klicken Sie auf Neue Organisation erstellen und erfassen Sie die erforderlichen Angaben.
Falls Ihre Schule oder Organisation bereits irrtümlicherweise unter einem anderen Namen oder mehrfach erfasst wurde, wenden Sie sich bitte an die Redaktion von zebis.
Füllen Sie anschliessend die Angaben zu Ihrer Schule oder Organisation aus.
Laden Sie nach Möglichkeit ein quadratisches Logo hoch. Für das Headerbild eignet sich ein Bild im Querformat am besten. Beide Bilder können auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzt oder ersetzt werden.
Klicken Sie abschliessend auf Organisation erstellen, um die Organisation anzulegen.
Die angelegte Organisation kann nun jederzeit über das Profil geöffnet werden:
3. Schulprofile anlegen
Zu einer Schule können ein oder mehrere Schulprofile erfasst werden. Schulprofile eignen sich insbesondere für Schulen mit mehreren Standorten oder verschiedenen Schulstufen.
So kann beispielsweise ein Schulprofil für den Zyklus 1 und 2 und ein weiteres für den Zyklus 3 erstellt werden.
Klicken Sie dazu auf Schulprofil hinzufügen, um ein neues Schulprofil anzulegen.
4. Mitglieder hinzufügen
Als Administratorin oder Administrator können Sie weitere Mitglieder zu Ihrer Organisation hinzufügen.
Dies ist beispielsweise Voraussetzung, damit Lehrpersonen die Lizenzen für Lingualevel und die Lösungen der Orientierungsarbeiten nutzen können. Ebenso können Mitarbeitende der Schulleitung oder Schulverwaltung Stellen- und Stellvertretungsausschreibungen bearbeiten oder Unterrichtsmaterial im Namen derselben Organisation veröffentlichen und verwalten.
Klicken Sie dazu auf + Mitglieder hinzufügen. Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Mehrere Adressen können Sie mit einem Komma oder einem Zeilenumbruch trennen.
Personen, die bereits über ein zebis-Benutzerkonto verfügen, werden direkt als Mitglied zur Organisation hinzugefügt. Alle übrigen Personen erhalten eine Einladung per E-Mail, um ein zebis-Benutzerkonto zu erstellen und der Organisation beizutreten.
5. Organisation beitreten
Weiter kann eine Person auch direkt den Antrag stellen, zu einer Organisation hinzugefügt zu werden. Dazu benötigen Sie ein Benutzerkonto bei zebis.
Öffnen Sie Ihr Profil, indem Sie unten links auf Ihren Namen klicken. Klicken Sie anschliessend im Bereich Organisation auf + Hinzufügen.
Suchen Sie nach Ihrer Schule oder Organisation und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Klicken Sie anschliessend auf Beitreten.
Nach dem Klick auf Beitreten wird Ihre Anfrage an die Organisation übermittelt.
6. Beitrittsanfrage bearbeiten
Die Administratorin oder der Administrator erhält per E-Mail eine Benachrichtigung über die Beitrittsanfrage. Eine solche Anfrage kann beispielsweise von einer Lehrperson der Schule, einer Studentin oder einem Studenten der Hochschule oder einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der Institution gestellt werden.
Mit dem Beitritt erhalten Mitglieder Zugriff auf die für die Organisation lizenzierten Angebote Lingualevel und/oder die Lösungen der Orientierungsaufgaben. Mitglieder können zudem mit Administrationsrechten ausgestattet werden, um beispielsweise Stellenausschreibungen der Organisation zu verwalten.
Über den Direktlink in der E-Mail oder über das eigene Profil kann die Organisation geöffnet werden. Dazu im Profil oben rechts die entsprechende Organisation auswählen.
Gehört die anfragende Person zur Organisation, kann die Anfrage im Bereich Mitglieder mit Akzeptieren bestätigt werden. Anschliessend wird die Person als Mitglied der Organisation hinzugefügt.
7. Rollen verwalten
Als Administratorin oder Administrator können Sie die Rolle der Mitglieder Ihrer Organisation jederzeit ändern.
Mitglieder können die für die Organisation erworbenen Lizenzen für Lingualevel sowie die Lösungen der Orientierungsarbeiten nutzen.
Wenn Sie einem Mitglied die Rolle Administrator zuweisen, erhält diese Person dieselben Berechtigungen wie Sie. Sie kann unter anderem Mitglieder verwalten, Stellen- und Stellvertretungsausschreibungen bearbeiten sowie Unterrichtsmaterial im Namen der Organisation veröffentlichen und verwalten.
8. Unterrichtsmaterial im Namen einer Organisation veröffentlichen
Administratorinnen und Administratoren einer Organisation können Unterrichtsmaterial im Namen der Organisation veröffentlichen. Dies ist sowohl bei neu erfasstem als auch bei bereits veröffentlichtem Unterrichtsmaterial möglich.
Öffnen Sie das gewünschte Material und klicken Sie auf Bearbeiten.
Sobald Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, erscheint im Erfassungs- bzw. Bearbeitungsformular unter Zusätzliche Angaben ein Dropdown-Menü Organisation. Wählen Sie dort die gewünschte Organisation aus und speichern Sie das Material.
Das Unterrichtsmaterial wird anschliessend der ausgewählten Organisation zugeordnet. Als Erfasser/in wird nun die Organisation angezeigt. Gleichzeitig erhalten alle Administratorinnen und Administratoren dieser Organisation die Berechtigung, das Material zu bearbeiten.
Die Zuordnung kann jederzeit wieder geändert oder entfernt werden.